Todo lo que necesitás saber para usar PocketCorp CRM
Esta guía explica qué es el sistema, para qué sirve cada pantalla y cómo resolver las dudas más comunes — en un par de clics, no leyendo de punta a punta.
¿Qué problema resuelve?
Interscience atiende clientes (clínicas, laboratorios, hospitales) por WhatsApp, y cada venta pasa por varias etapas: primer contacto, cotización, confirmación de pago, despacho. Sin un sistema central, esa información vive dispersa — en la cabeza del vendedor, en chats de WhatsApp sueltos, en un Excel que nadie actualiza a tiempo.
PocketCorp CRM junta todo en un solo lugar: conversaciones de WhatsApp, clientes en proceso de compra, cotizaciones, y un asistente de inteligencia artificial que responde las consultas simples mientras el equipo humano se enfoca en cerrar ventas.
Guía por rol
El CRM se ve distinto según qué necesitás hacer con él. Elegí tu situación:
Si sos el dueño o la gerencia
No necesitás usar el CRM todos los días. Lo que te importa es lo que habilita:
- Nada se pierde entre chats. Cada conversación de WhatsApp queda registrada con el cliente, no en el celular personal de un vendedor que un día se puede ir.
- Visibilidad del embudo completo. En cualquier momento podés ver cuántos clientes están en cada etapa (cotizando, esperando pago, despachados) sin preguntarle a nadie.
- Desempeño del equipo — quién respondió cuánto, y qué tan rápido, con números reales, no percepciones.
- Radar de riesgo — te avisa qué clientes se están enfriando antes de que se pierda la venta, no después.
- El asistente de IA atiende primeros contactos y preguntas frecuentes las 24 horas, incluso fuera de horario de oficina — sin contratar a nadie más para eso.
Si sos el gerente comercial
Tu día a día combina supervisión y gestión directa. Las pantallas que más vas a usar:
- Embudos y Kanban — para ver y reordenar el pipeline completo del equipo.
- Radar de riesgo — para reasignar o rescatar clientes que nadie está atendiendo.
- Desempeño — para las reuniones de equipo, con datos concretos.
- Configuración — invitar gente nueva al equipo, asignar roles.
Si sos vendedor o agente de atención
Tu jornada vive principalmente en dos pantallas:
- Inbox — ahí llegan y respondés las conversaciones de WhatsApp.
- Kanban — ahí movés a tus clientes de etapa y generás cotizaciones.
El resto de las secciones de esta guía te sirven igual, pero estas dos son las que vas a abrir todos los días.
Inbox de WhatsApp
El Inbox es donde llegan todos los mensajes de WhatsApp de tus clientes, en un solo lugar — sin depender del celular de nadie.
Las pestañas de la cola
| Pestaña | Qué muestra |
|---|---|
| Cola | Conversaciones esperando que alguien las tome, sin responsable asignado todavía. |
| Mías | Las conversaciones que ya tomaste vos. |
| Todas | El total, de todo el equipo. |
| Cerradas | Conversaciones ya resueltas — el historial queda igual disponible. |
| IA | Conversaciones que está manejando el agente de IA en este momento. |
Responder un mensaje
- Abrí la conversación desde la Cola (o buscala por nombre arriba).
- Apretá Tomar para asignártela — así el resto del equipo sabe que ya tiene dueño.
- Escribí tu respuesta abajo y presioná Enter para enviar (Shift+Enter agrega una línea sin enviar).
- Cuando el tema esté resuelto, apretá Cerrar.
Vínculo con el cliente
Cada conversación está conectada al lead del cliente en el Kanban — desde el panel derecho podés ver sus datos, etapa actual y pedidos recientes sin salir del chat.
Contactos
Es la ficha de cada persona/clínica que escribió alguna vez: nombre, teléfono, etiquetas, e historial completo de conversaciones y pedidos.
Embudos y Kanban
Un embudo (o pipeline) representa el camino que recorre una venta, dividido en etapas. El Kanban es la vista visual: cada cliente es una tarjeta que se mueve de columna en columna a medida que avanza.
Mover un cliente de etapa
- Arrastrá la tarjeta del cliente hacia la columna de la nueva etapa.
- O abrila y usá las opciones Marcar como ganado / Marcar como perdido cuando el negocio termina.
Editar los datos de un cliente
Desde el menú "···" de la tarjeta (o el botón Editar) podés cambiar título, descripción, valor estimado en bolivianos, fecha de cierre esperada y etiquetas. Desde ahí mismo también se abre el Cotizador.
Cotizador
Genera una cotización en PDF, lista para mandar por WhatsApp o correo, sin salir del CRM ni armarla a mano en otro programa.
- Abrí el cliente en el Kanban y apretá Editar → Cotizador.
- Cargá cada producto: descripción, cantidad y precio unitario en bolivianos.
- Agregá líneas con + Agregar línea si son varios productos. El total se calcula solo.
- (Opcional) Escribí notas — condiciones de entrega, validez de la cotización.
- Apretá Generar PDF. Se abre en una pestaña nueva, con el logo de Interscience, lista para descargar o compartir.
Radar de riesgo
Muestra los clientes con negocio abierto que se están enfriando — nadie les escribió en un tiempo y no hay un próximo paso agendado. Es la pantalla pensada para no perder una venta por descuido.
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Crítico | Lleva muchos días detenido, sin nadie a cargo y sin próximo paso agendado. Necesita atención ya. |
| En riesgo | Empezando a enfriarse — todavía a tiempo de retomarlo sin apuro. |
| En vuelo | El asistente de IA ya agendó un próximo contacto con este cliente. No es un problema, es información — no hace falta actuar. |
Apretá Asumir en cualquier tarjeta para hacerte cargo vos y que aparezca en tu cola de Inbox.
Agentes de IA
Un agente de IA es un asistente configurado para responder por WhatsApp en nombre de Interscience — cotiza, hace seguimiento, y deriva a un humano lo que necesita trato especial (por ejemplo, una urgencia médica).
Borrador vs. publicado
Un agente nuevo nace como Borrador: se puede probar en la pestaña Prueba sin que hable con clientes reales todavía. Cuando está listo, se Publica y empieza a responder de verdad.
Capacidades
Las capacidades son "paquetes" de lo que el agente puede hacer — por ejemplo, Atender y responder o Vender y mover el embudo. Se activan o desactivan según qué tan lejos querés que llegue el agente sin supervisión.
Ejecuciones y costo
La pestaña Ejecuciones muestra cada respuesta que dio el agente, con su costo real y tiempo de respuesta — para saber exactamente cuánto está costando y qué tan rápido atiende.
Skills
Una skill es un instructivo puntual que el agente usa solo en el momento justo — por ejemplo, cuando un cliente dice "está muy caro", se activa la skill de objeción de precio con la forma correcta de responder, sin que tengas que reescribir el prompt completo del agente para eso.
Se instalan desde /app/ai/skills — algunas son de catálogo general (aplican a cualquier rubro) y otras están armadas específicamente para Interscience (objeción de precio, agendamiento de entrega, seguimiento de pago, reposición de insumos).
Desempeño del equipo
Reporte de actividad por persona: mensajes enviados, primera y última actividad del período. Sirve para reuniones de equipo con datos concretos, no impresiones.
Configuración y roles
Desde Configuración se administra el equipo, los embudos, la conexión de WhatsApp y las credenciales de la IA. Cada persona tiene un rol con permisos crecientes:
| Rol | Puede hacer |
|---|---|
| Viewer | Solo ver información, sin modificar nada. |
| Agent | Responder conversaciones, mover clientes de etapa, generar cotizaciones. |
| Manager | Todo lo anterior, más reasignar equipo y ver reportes. |
| Admin | Control total, incluida la configuración del agente de IA y del equipo. |
Glosario
Términos del CRM explicados en una línea. También podés apretar cualquier palabra subrayada en la guía para ver su definición sin cambiar de página.